8 نکته ضروری هنگام انتخاب فناوری اتاق کنفرانس

در دنیای تجاری پرشتاب امروزی، ارتباطات و همکاری موثر برای تصمیم گیری دقیق و بهره وری کلی بسیار مهم است. فناوری اتاق کنفرانس نقش مهمی در برقراری ارتباط و همکاری یکپارچه در یک سازمان ایفا می کند.

اما چگونه فناوری اتاق کنفرانس صوتی تصویری مناسب را برای کسب و کار خود انتخاب می کنید؟ در این مقاله، ما هشت نکته ضروری را در هنگام انتخاب فناوری اتاق کنفرانس ایده آل بررسی می کنیم.

نیازها و اهداف خود را مشخص کنید

قبل از تصمیم گیری در مورد تجهیزات AV اتاق کنفرانس، مهم است که نیازها و اهداف سازمان خود را درک کنید. این به شما کمک می کند تا بهترین گزینه را برای نیازهای خاص خود انتخاب کنید.

اندازه تیم خود، ماهیت جلسات خود و سطح همکاری مورد نیاز را در نظر بگیرید. آیا بازدیدکنندگان خارجی اغلب در جلسات شما شرکت می کنند؟

شرکت کنندگان جلسه از چه وسایلی در اتاق استفاده خواهند کرد؟

آیا همه همکاران جلسه از تجهیزات یکسانی استفاده خواهند کرد؟ چگونه اتصال را برای انواع لپ تاپ، تلفن های هوشمند و تبلت فعال می کنید.

معمولاً برای هر لپ تاپ، تلفن هوشمند یا تبلت باید یک محیط جلسه با دسترسی بی سیم ایجاد کنید.

به دقت در نظر بگیرید که کاربران چگونه می توانند با سیستم های AV اتاق کنفرانس نصب شده شما تعامل داشته باشند.

آیا کنفرانس های ویدئویی بزرگی را با شرکت کنندگان از راه دور برگزار می کنید یا جلسات شما عمدتاً حضوری است؟ تعریف نیازها و اهداف به شما کمک می کند تا مناسب ترین راه حل های فناوری را برای اتاق کنفرانس خود محدود کنید.

روی تجربه کاربری تمرکز کنید

هنگام انتخاب فناوری اتاق کنفرانس، تجربه کاربری باید بخش مهمی از فرآیند تصمیم گیری شما باشد. تجهیزاتی که انتخاب می کنید باید برای همه اعضای تیم بدون در نظر گرفتن تخصص فنی آنها بصری و آسان باشد. تمرکز بر تجربه کاربر نه تنها کارایی و بهره وری جلسه را افزایش می دهد، بلکه زمان صرف شده برای عیب یابی و آموزش را نیز به حداقل می رساند.

در محیط های جلسات ترکیبی، شرکت کنندگان جلسه از راه دور و تجربه آنها از جلسه را در نظر بگیرید. آیا آنها واقعاً احساس می کنند که بخشی از جلسه هستند و تشویق می شوند تا فعالانه شرکت کنند. آیا می‌توانید عدالت همکاری را هم برای شرکت‌کنندگان در اتاق و هم برای شرکت‌کنندگان از راه دور ارائه دهید؟

فناوری BYOM جلسات وب را قادر می‌سازد تا با استفاده از لپ‌تاپ خود میزبان جلسه، به‌صورت بی‌سیم به راحتی اجرا شوند. با استفاده از میکروفون، بلندگو و دوربینی که از قبل در اتاق نصب شده است، ویدئو و صدای با کیفیت بالا ارائه می شود. استفاده از لپ تاپ شخصی امکان استفاده از هر سرویس کنفرانسی را فراهم می کند. گردش کار آشنا هنگام برگزاری جلسات ترکیبی به حذف هرگونه چالش فنی کمک می کند.

همچنین توجه به تجربه سایر شرکت کنندگان در جلسه ضروری است. مهم است که راه‌اندازی اتاق کنفرانس اشتراک‌گذاری بی‌سیم صفحه را برای همه در دسترس قرار دهد. برای اینکه کار ترکیبی موثر باشد، تمام محتوای به اشتراک گذاشته شده روی صفحه باید به راحتی با شرکت کنندگان از راه دور به اشتراک گذاشته شود. در حال حاضر همه فروشندگان قادر به دستیابی به این سطح از ارزش همکاری نیستند.

اطمینان از یکپارچگی 

انتخاب فناوری اتاق کنفرانس که به طور یکپارچه با سیستم ها و زیرساخت های موجود شما ادغام می شود ضروری است. اطمینان حاصل کنید که ابزارهایی که انتخاب می کنید با بسترهای ارتباطی و همکاری فعلی شما سازگار است.

سیستمی که به خوبی با ایمیل، مدیریت پروژه و سیستم های اشتراک فایل شما کار می کند، مهم است. این به تیم ها امکان می دهد به راحتی به اسناد، ارائه ها و سایر منابع قبل، در حین و بعد از جلسات دسترسی داشته باشند و به اشتراک بگذارند.

به دقت بررسی کنید که آیا تجهیزات AV سازگار هستند تا به راحتی کار کنند. سیستم های ارائه بی سیم، میکروفون ها، بلندگوها و دوربین ها همگی باید ترکیب شوند تا یک محیط کاری راحت را فراهم کنند. باید از اختلالات ناشی از مسائل فناوری جلوگیری کرد. در نظر بگیرید که وسایل شخصی نیز به فضای جلسه آورده شود.

آیا می خواهید دسترسی بی سیم را برای همه در دسترس قرار دهید؟

در اتاق‌های کنفرانس مدرن، اگر یک شرکت‌کننده در جلسه قادر به اتصال بی‌سیم نباشد، اتصال کابل HDMI می‌تواند مفید باشد.

آیا گزینه های کافی برای ترکیب سایر لوازم جانبی مانند پخش کننده بلوری، دوربین اسناد، وایت برد دیجیتال و غیره دارید؟

چگونه با عناصر کنترل اتاق برخورد می شود. آیا یک سیستم مدیریت اتاق مستقل جداگانه لازم است؟ یا «سیستم همه کاره» موجود است که می تواند همکاری بی سیم و عملکرد کنترل اتاق را ترکیب کند.
گرایش‌های فناوری اتاق کنفرانس از سیستم‌های AV حمایت می‌کنند که به راحتی قابل کنترل هستند.

کیفیت تصویر و صدا را در نظر بگیرید

ویدئو و صدا با کیفیت بالا عناصر مهم ارتباط موثر در تنظیمات اتاق کنفرانس هستند. هنگام ارزیابی فناوری اتاق کنفرانس، به وضوح تصویر، نرخ فریم و وضوح صدا توجه زیادی داشته باشید.

راه حل هایی را انتخاب کنید که حداقل کیفیت ویدیوی Full HD و صدای شفاف را ارائه می دهند. تیم ها باید بتوانند روی بحث تمرکز کنند بدون اینکه حواسشان به مشکلات فنی پرت شود.

نوارهای ویدیویی همه در یک راه حل جذابی هستند زیرا به اطمینان از اینکه همه چیز با هم خوب کار می کند کمک می کند. اما کیفیت قطعات را بررسی کنید. به عنوان مثال، شرکتی که در فناوری دوربین خبره است، ممکن است در مورد صدا اطلاع چندانی نداشته باشد. شرکتی که به دلیل قابلیت کنفرانس ویدیویی مشهور است، ممکن است دانش فنی لازم برای ارائه فناوری عالی ارائه بی سیم را نداشته باشد.

کیفیت صدا و تصویر برای جلسات موفق ضروری است. آنها برای کسانی که حضوری شرکت می کنند و همچنین برای کسانی که از راه دور به آن می پیوندند مهم هستند.

مقیاس پذیری و انعطاف پذیری را ارزیابی کنید

همانطور که تجارت شما رشد می کند، فناوری اتاق کنفرانس شما باید با آن رشد کند. شاید اتاق‌هایی با اندازه‌های متفاوت داشته باشید که در آن تجهیزات AV همیشه یکسان نباشد.

راه حل هایی را انتخاب کنید که مقیاس پذیر هستند و می توانند تغییرات در اندازه تیم، فرمت های جلسه و پیشرفت های فناوری را در خود جای دهند. برخی از شرکت ها طیف وسیعی از محصولات اتاق جلسه را ارائه می دهند. به دنبال محصولاتی باشید که مناسب اتاق‌هایی با اندازه‌های متفاوت هستند و دارای یک رابط کاربری استاندارد هستند. مهم این است که همه اتاق ها را می توان به یک روش اداره کرد، در غیر این صورت چالش های فنی را بررسی خواهید کرد.

راه حل های انعطاف پذیر نیز در دسترس هستند که می توانند با تنظیمات اتاق های مختلف سازگار شوند. گاهی اوقات اتاق های جلسات قابل تقسیم برای طراحی اتاق کنفرانس یک الزام است. این طرح‌بندی‌های انعطاف‌پذیر کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که فضاهای جلسه برای سازمان شما در آینده مرتبط و مفید باقی می‌مانند.

بر امنیت و حریم خصوصی تاکید کنید

موضوع امنیت هنگام در نظر گرفتن عملکرد سیستم های ارائه و همکاری بی سیم از اهمیت بالایی برخوردار است. انجام اقدامات مناسب برای اطمینان از عملکرد ایمن تجهیزات در محیط مورد نظر کاملا ضروری است.

اطلاعات مربوط به اقدامات امنیتی موجود عموماً هم به عنوان اسناد و هم از طریق مشاوره شخصی ارائه می شود. این به ارائه دانش و پشتیبانی حیاتی برای یکپارچه‌سازها و مدیران در مورد نحوه راه‌اندازی ایمن سیستم‌ها کمک می‌کند. فروشنده ای را انتخاب کنید که یک برنامه صدور گواهینامه مربوطه را با موفقیت به پایان رسانده است.

رمزگذاری در ایمن نگه داشتن سیگنال های دو طرفه بین دستگاه ها و نقاط دسترسی مهم است. استفاده از بهترین رمزگذاری موجود مهم است.
سیستمی را انتخاب کنید که از چندین شبکه پشتیبانی می کند. اگر می خواهید به بازدیدکنندگان سازمان خود اجازه استفاده از سیستم را بدهید، یک شبکه مهمان راه اندازی کنید. این به شما امکان می دهد دسترسی به شبکه شرکتی خود را محدود کنید.
با دقت تصمیم بگیرید که چگونه سیستم های خود را مدیریت و نگهداری می کنید. استفاده از نرم‌افزار مدیریت از راه دور بسیار سودمند است، به‌ویژه زمانی که چندین سیستم در مکان‌های مختلف نصب می‌شوند.
سیستم‌هایی که به‌روزرسانی‌های منظم میان‌افزار را ارائه می‌کنند به به‌روز نگه داشتن زیرساخت شما کمک می‌کنند.
نحوه استفاده از سیستم را تعیین کنید و آن را بر اساس آن پیکربندی کنید. با خاموش کردن هرگونه ویژگی غیر ضروری، امنیت را افزایش دهید. بسته به سیستم شما، این می‌تواند شامل پروتکل‌های پخش جریانی، ضبط، یا تک تک پروتکل‌های انعکاسی صفحه باشد که در صورت عدم نیاز می‌توانند غیرفعال شوند.
تجهیزاتی را از سازندگانی انتخاب کنید که آزمایش‌های نفوذ عمیق را روی سیستم‌های اتاق کنفرانس خود انجام می‌دهند. نتایج آزمایش مهم است و برای ارتقا و بهبود عملکرد امنیتی دستگاه ها استفاده می شود.

هزینه و بازده سرمایه گذاری را ارزیابی کنید

سرمایه گذاری در فناوری اتاق کنفرانس می تواند هزینه قابل توجهی داشته باشد. مهم است که بازده سرمایه گذاری بلند مدت (ROI) را در نظر بگیرید.

به دنبال راه حل هایی باشید که تعادل خوبی بین هزینه و عملکرد ارائه می دهند. مطمئن شوید که هزینه های نگهداری مداوم یا هزینه های اشتراک مکرر را در نظر بگیرید. همچنین بسیار مهم است که روی سیستمی سرمایه گذاری کنید که استفاده از آن آسان باشد. پذیرش سریع توسط کارکنان همراه با کاهش الزامات آموزشی یا نگهداری، همگی به ارزش افزوده به سیستم انتخابی شما کمک می کنند.

هزینه ها و بازگشت سرمایه بالقوه (ROI) را به دقت ارزیابی کنید. این به شما کمک می کند تصمیمی بگیرید که هم بودجه پسند باشد و هم با اهداف شما همسو باشد.

تست و بررسی

قبل از تصمیم گیری نهایی، ضروری است راه حل های فناوری اتاق کنفرانس را که در نظر دارید آزمایش کنید. این به شما امکان می دهد ارزیابی کنید که چقدر نیازهای شما را برآورده می کنند. همچنین شما را قادر می سازد تا هر گونه مشکل احتمالی را شناسایی کنید.

مشاوره با اعضای تیم مفید است. این اجازه می دهد تا قبل از تصمیم گیری، بازخورد جمع آوری شود. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که فناوری انتخاب شده برای نیازهای فردی شما مناسب است.

نتیجه

انتخاب فناوری مناسب اتاق کنفرانس یک تصمیم حیاتی است که می تواند به طور قابل توجهی بر قابلیت های ارتباطی و همکاری شرکت شما تأثیر بگذارد.

جلسات برای تصمیم گیری و پرورش فرهنگ سازمانی قوی همچنان حیاتی است. آنها ارتباطات موثر تیمی، همکاری، خلاقیت و نوآوری را تسهیل می کنند. اکنون بسیار مهم است که تعیین کنید چگونه جلسات شرکت خود را تقویت کنید و آنها را کارآمدتر و سازنده تر کنید.

کار در آینده ترکیبی خواهد بود. افراد بیشتری نسبت به گذشته از طیف وسیع تری از مکان ها کار خواهند کرد. کار دستیابی به برابری همکاری برای بسیاری از سازمان ها دشوار خواهد بود. فناوری صوتی بصری انتخاب شده برای اتاق های کنفرانس، کلید دستیابی به این هدف است.

منبع:wolfvision